１．個人情報保護に関する当社の基本方針について
個人情報保護の重要性と情報サービス企業として社会的責任を認識し、「個人情報保護基本方針」を定め、個人情報の徹底した管理を実行してまいります。
２．個人情報の利用目的について
当社が取得保有する個人情報は、以下の目的で利用させていただきます。
①委託された「個人情報」の「利用」（法18条1項、法23条4項1号）
当社に委託された「個人情報」の「利用目的」は、次のとおりです。
| 「個人情報」の種類 | 利用目的 | |
|---|---|---|
| １ | 受託計算業務にともないお預かりする個人情報 | 委託先が保有する個人情報を受託し、行政業務・医療業務・人事業務を適切に遂行するために利用いたします。 |
| ２ | システム開発・保守等で、お預かりする個人情報 | システム開発・保守等のために受託した個人情報を利用いたします。 |
| ３ | プリント業務にともない、お預かりする個人情報 | 通知書等の印刷のために受託した個人情報を利用いたします。 |
②当社事業に関するお問合わせ、苦情、相談等の内容に対応するために個人情報を利用いたします。
③システム開発業務における「要員派遣、労働者派遣業務」を行うにあたり、名簿、案内、連絡等のために個人情報を利用いたします。
④システム開発業務における「セミナー開催等」の受講者名簿、案内、通知等、業務運営のために個人情報を利用いたします。
⑤システム開発業務における「アンケート調査等」のために個人情報を利用いたします。
⑥求人募集に際して履歴書等に記載された個人情報を、案内の送付、連絡及び採用選考に利用いたします。
⑦株主及び取締役に関する個人情報を、法令及び会社案内等に対応するために利用いたします。
３．個人情報の第三者への提供および開示について
当社は受託業務において、お客様からお預かりした個人情報を業務委託先へ委託する場合を除き、第三者への提供や開示はいたしません。但し、次の場合は除きます。
- ①ご本人の同意がある場合
- ②法令に基づく場合
- ③人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- ④ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- ⑤国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
４．保有個人データ（開示対象個人情報）に関して本人の知り得る状態に置くべき事項
当社の保有個人データに関して、ご本人が情報の開示を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人または代理人であることを確認したうえで、ご本人より請求のあった保有個人データを合理的な期間及び範囲で回答します。
①保有個人データ及び利用目的
| 保有個人データ | 利用目的 | |
|---|---|---|
| １ | 求人募集に際し、入手した履歴書等に記載されている個人情報 | 試験日等のお知らせ。採用選考に利用。 不採用者には返却いたします。 |
| ２ | 従業者人事台帳などに記載された個人情報（従業者情報・退職者情報含む） | 雇用・人事管理、福利厚生、連絡等に利用いたします。 |
| ３ | 来館者受付票等に記載された個人情報 | 開示個人情報の保護体制維持などのために利用いたします。 |
| ４ | 株主及び取締役に関する個人情報 | 法令及び会社案内、連絡等に利用いたします。 |
②保有個人データ「開示等」の求めに応じる手続き
上記「保有個人データ」のご本人またはその代理人の方からの開示・訂正・利用・停止等（「以下開示等」）のお求めに対し、ご本人もしくは正当な代理人からの請求であることを確認させていただいた上で、速やかに対応いたします。但し、以下に定める場合は、原則不開示とさせていただきます。その場合は、理由を付記して通知いたします。
- a） 利用目的を本人に通知するか、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他権利利益を害するおそれがある場合
- b） 利用目的を本人に通知するか、又は公表することによって当該組織の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
- c） 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知するか、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- d）取得の状況からみて、利用目的が明らかな場合
③保有個人データ開示等の請求手続き
a）ご本人による「開示等」請求の場合
当社ホームページから「個人情報の開示等に関する請求」をダウンロードしていただき、所定事項をご記入の上、ご本人確認資料として運転免許証、パスポート、住民票、健康保険証、各種年金証書等の公的確認書類（写し可）１通を「個人情報の開示に関する請求」と一緒に下記「苦情・相談」窓口宛に郵送をお願いいたします。
b）ご本人以外の代理人による「開示等」請求の場合
請求者本人確認資料(上記ａ)と同じ)及び次の確認資料を必要とします。
- 本人が未成年又は成年被後見人の場合は、本人の法定代理人であることを証明する戸籍謄本の原本（本籍地は黒く塗りつぶしてください）
- 本人が上記以外の場合は、本人の署名(記名)と押印（実印）のある委任状と、本人の印鑑証明書（原本）および、代理人の確認資料としてａ）の書類のうち１通（写し可）を「個人情報の開示に関する請求」と一緒に下記「苦情・相談」窓口宛に郵送をお願いいたします。
（委任状の様式は「個人情報の開示に関する請求書」をダウンロートしていただければ、一緒に添付されております）
④保有個人データ送付の方法及び開示に伴う手数料
- a）開示の請求に対する回答は、本人限定受取書留郵便にて郵送いたします。
- b）但し、開示の請求および利用目的の通知の請求につきましては、請求１回当たり500円（郵便切手）を徴収させていただきますので、あらかじめご了承ください。
⑤保有個人データ開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めの対応に必要な範囲でのみ取扱います。又、提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後３年間保存し、その後破棄させていただきます。
５．個人情報の取得、利用、提供、委託について
- ①当社では、ご本人の同意なく個人情報を取得・利用することをいたしておりません。
- ②取得した個人情報は、同意を得た利用目的の範囲でのみ利用することとし、目的外の利用を禁止し、そのための措置を講じております。
- ③取得した個人情報は、提供を同意された場合以外は、第三者に提供することはありません。（但し、上記3.の①～⑤に該当する場合は除きます）
- ④情報処理等のため委託された個人データについては、契約内容及び委託業務を遂行するためのみに利用いたします。
６．個人データの外部委託について
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合があります。
７．「苦情・相談」の窓口
（個人情報保護法第24条１項４号・31条、37条、JIS規格A.3.6）
①個人情報の取扱いに関する「苦情・相談」窓口
| 会社の名称 | 山二システムサービス株式会社 |
|---|---|
| 個人情報保護管理者 | 取締役 経営企画担当 加藤 統義 |
| 苦情・相談の申出先 | 山二システムサービス株式会社 経営企画部 〒010-1427 秋田市仁井田新田二丁目16番13号 TEL.018-839-2881 FAX.018-839-0051 Email：webmaster1034@yamani-system.co.jp |
②当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情の解決の申し出先
〒106-0032
東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
一般財団法人 日本情報経済社会推進協会（ＪＩＰＤＥＣ）
プライバシーマーク推進センター 消費者相談窓口
TEL 0120-116-213 0120-700-779
８．本人が個人情報を与えることの任意性および当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果について。
お問い合わせする際の当社への個人情報提供は、任意でございますが、個人情報をご提供いただけない場合は、お問い合わせや対応に支障をきたす場合がありますのでご了承ください。
